Sử dụng văn bản điện tử phải đảm bảo thực hiện đúng quy trình xử lý văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử

 Hiện nay, hệ thống Văn phòng điện tử đã được ứng dụng và kết nối liên thông tại 100% cơ quan hành chính cấp tỉnh và UBND cấp huyện. Tuy nhiên, kết quả sử dụng văn bản điện tử trao đổi trong nội bộ các cơ quan nhà nước trong tỉnh chưa cao, phần lớn do việc ứng dụng chưa chính xác quy trình xử lý văn bản trên hệ thống.

Sử dụng token chữ ký số chứng thực văn bản điện tử trên phần mềm VPĐT

             Qua đợt kiểm tra cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh, đoàn kiểm tra nhận thấy hầu hết đơn vị sử dụng hệ thống chủ yếu tại tác vụ của văn thư, có đơn vị chỉ sử dụng hệ thống để số hóa văn bản đi và đến mà chưa áp dụng triệt để các tính năng luân chuyển, xử lý và duyệt phát hành văn bản trên hệ thống; Trong quá trình xử lý hồ sơ, văn bản, có đơn vị không sử dụng văn bản điện tử được số hóa trên hệ thống làm tài liệu lưu trữ hay luân chuyển mà tiếp tục in thành văn bản giấy, việc này gây không ít lãng phí.

            Hệ thống Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo và xử lý văn bản của CCBCVC; Phần mềm hoạt động trên mạng máy tính đã được kết nối liên thông. Việc quản lý và xử lý văn bản trên hệ thống Văn phòng điện tử liên thông trên địa bàn tỉnh đã được UBND tỉnh chỉ đạo áp dụng quy định xử lý văn bản tại Quyết định số 59/2014/QĐ-UBND. Trong đó, các đối tượng từ lãnh đạo đến chuyên viên đều được quy định cụ thể các tác vụ trên hệ thống phần mềm. Vì vậy, nhằm khắc phục những sai sót, áp dụng thực hiện tốt việc sử dụng văn bản điện tử, đặc biệt từ trong nội bộ của đơn vị, CBCCVC lưu ý thao tác đúng các quy định như sau:

              Đối với văn thư, việc cập nhật văn bản đến được sử dụng mạng Văn phòng điện tử liên thông để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn là văn bản giấy (nhận qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp), văn bản điện tử nhận qua hệ thống thư điện tử, văn bản nhận được qua các nguồn khác. Khi phát hành văn bản đi, việc số hóa, khai báo các thông số văn bản do cơ quan ban hành, thực hiện ký số (nếu có) được văn thư thực hiện và chuyển đến các cơ quan, đơn vị liên quan thông qua hệ thống liên thông văn bản.

Từ văn bản đến nhận được trên hệ thống, lãnh đạo cơ quan, đơn vị  chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng, ban, đơn vị trực thuộc xử lý; khi đó lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tiếp tục giao việc đến các chuyên viên. Tất cả thao tác này đều thực hiện ngay trên hệ thống Văn phòng điện tử.

Đối với CBCCVC, khi thực hiện tiếp nhận văn bản đến trên mạng Văn phòng điện tử phải cập nhật các thông tin, báo cáo tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý để được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Khi thực hiện văn bản đi, ngay sau khi văn bản đi đã được ký ban hành, người soạn thảo văn bản tiến hành cập nhật bổ sung tệp tài liệu gốc của văn bản, đồng thời phải kiểm tra, hiệu chỉnh các thông số văn bản liên quan nhằm bổ sung các thông số theo dõi tiến trình xử lý văn bản đi.

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc, phải thường xuyên theo dõi công việc trên hệ thống Văn phòng điện tử liên thông để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản, kịp thời đôn đốc, không để tồn đọng các văn bản cần xử lý. Khi đó, lãnh đạo cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống Văn phòng điện thực hiện phê duyệt phát hành văn bản đi hoàn toàn bằng văn bản điện tử, tại đây lãnh đạo có thể duyệt và dùng chữ ký số để chứng thực văn bản. Việt phát hành văn bản có thể kết hợp cả văn bản điện tử và văn bản giấy.

              Từ các quy định trên, các đơn vị cần cụ thể hóa thành quy trình xử lý văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử cho phù hợp với đơn vị, đưa quy trình áp dụng triệt để từng chức danh, đảm bảo quy trình sử dụng văn bản điện tử khép kín từ khâu tiếp nhận đến phát hành văn bản. Có như vậy mới đảm bảo sử dụng văn bản điện tử theo đúng chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

K.B